報連相とは“自己防衛”であり“上司のため”ではない、あるいは記録の重要性について

報連相の意識

新社会人になると、およそ最初の研修でマナーやら何やら社会人の振舞いを学ぶことになる。その時に「社会人はホウレンソウが大事ですよ～」ということをほぼ必ず教えられるだろう。社会人にとってのホウレンソウとは、当然、報告・連絡・相談だ。

この報連相、特に新社会人には面倒に感じる人が一定数いると思われる（俺もそうだった）。しかしそんな俺でさえ、社会人生活もこなれてくると、「ホウレンソウは面倒だ」から「ホウレンソウは大切だ」に意識が変化してきた。この変化は、早ければ早い方がいいと思うので、備忘の意味も含めこの場で発信したい。

なぜ、報連相が大切か

結論から言うと、報連相とは自己防衛だから大切なのだ。

大概の研修では、報連相は「上司や同僚と緊密にコミュニケーションをとり、情報を共有することで仕事が円滑に進む」という文脈で語られることが多い。それは勿論、正解だ。しかし、それはあくまで最終的な結果のお話に過ぎないというのが俺の見方だ。

もう少し分かりやすく、極論じみた言い方をすると、報連相の根源的な意義とは責任の分散もしくは責任のなすりつけ（自分のリスクヘッジ）だ。仕事には、大小の違いはあれどトラブルがつきものなのは言うまでもない。いつでも自分がその当事者になりうると危機意識を持ち、予め準備しておく作業が報連相だと考えを変えるといい。

それでは、実際に自分が何らかのトラブルを起こしたときのことを考えてみるとどうか。

報連相を怠っていると、トラブルの発端になった行動は、俺の勝手な判断の結果ということになり、最終的には始末書なんかを書かされてしまうだろう。

一方、報連相をこまめに行っているならば、俺が引き起こしてしまったトラブルでも、当然事前に同僚や上司に相談したうえで実行されているはずだ。つまり、同僚や上司も納得した上での行動であったということになる。俺の行動は間違っていたかもしれないが、同僚や上司はそれを修正するチャンスがあったにも関わらず、それを怠った。つまり、俺にも責任はあるが、同僚や上司にも責任があるという状況を生み出すことができる。こうなってしまえば占めたもので、俺が咎められるウェイトは軽くなり、ここからどのように事後対応をしていくかという建設的な話合いになるだろう。

これが、報連相がもつ本当の役割、自己防衛だ。

そうして考えると、報連相はとくに部下側にしてみればメリットしかないのだ。こまめに行うことで、自分の業務の進捗や正誤などに意見がもらえるだけでなく、トラブルになるようなミスがあったとしても自分ひとりの責任になるようなこともなくなる。

だから新社会人こそ、このような「報連相を利用してやる」という意識を本来は早めに持つべきだと言えるだろう。

可能な限り、記録する

ここまでは、報連相の考え方を変えるような話を書いてきたが、最後にメソッド的な話をしておきたい。

それは、報連相を目に見える形に残すということだ。例えばグループウェアやメールなど、日時が記録され、削除が難しかったり自分の手元にログが残ったりするようなツールを使うことを習慣化すべきだ。

それこそ些細なことなら口頭でもいいのだが、対外的なアクションなどは、一度トラブルになってしまうと内部でのトラブルに比べてより慎重な対応が求められることになるので、絶対にこうした形で記録を残して責任を分散しておくべきだ。日時が記録されることで経緯が歪められることがなくなり、目に見える形にすることで言った言わないの水掛け論を防ぐことができる。口頭でしか報連相できなかったとしても、「先ほどはありがとうございました。○○のように対応いたします。」といったお礼を装ったホウレンソウ・メッセージやホウレンソウ・メールを送っておくべきだろう。

ここで記録の重要性を理解しておくと、議事録を書くことなどが、その延長線上にすんなりと腑に落ちてくるようになる。

ただ、この「記録する」は対外的にはマストなのだが、職場の中でも徹底しすぎると嫌なヤツ扱いされかねないので、少し程度を弁える必要はあることは注意しなければいけない。

最後に

報連相を面倒だと思う人も、過去の俺がそうだったように、これを見て考え方が改まることがあるなら嬉しい限りだ。